Schon seit 2017 müssen elektronische Kassensysteme den folgenden Anforderungen der Finanzverwaltung genügen:
Hinweis: Die aufzuzeichnenden Daten sind bei Registrierkassen in der Regel auf einer internen SD- Karte gespeichert. Diese Karte regelmäßig auszulesen und die Daten separat zu archivieren, ist jetzt schon oberste Pflicht. Unterbleibt es, werden die Daten nämlich oftmals schlicht überschrieben, sobald die Karte voll ist. Bei einer späteren Prüfung fehlen dann unter Umständen ganze Geschäftsjahre. Wenn dieser Aspekt bei Ihnen noch ungeklärt sein sollte, ist es jetzt höchste Zeit zu handeln.
Seit 2020 kommen durch das Kassengesetz die folgenden Verschärfungen für Kassenbetreiber hinzu:
Die Finanzverwaltung hat den Begriff der Kasse übrigens auch auf solche Systeme ausgedehnt, die (nur) der Abwicklung von Zahlungsvorgängen mit „vor Ort genutzten elektronischen Zahlungsformen“ dienen.
Dazu gehören sowohl bargeldersetzende Zahlungsformen wie Geldkarten, virtuelle Konten (wie bei sogenannten Kryptowährungen verwendet) oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern als auch an Geldes statt angenommene Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen. Selbst wenn eine Kasse also lediglich „Bargeldersatz“ annimmt, gelten die Neuerungen auch für sie.
Hinweis: Eine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu betreiben, gibt es auch ab 2020 nicht. Eine offene Ladenkasse – etwa eine Schublade mit Fächern oder eine Geldkassette – zu verwenden bleibt weiterhin ausdrücklich erlaubt.
Die wichtigste – und zurzeit noch problematischste – Neuerung zum Jahreswechsel ist die Vorschrift, dass bis auf wenige Ausnahmen ab 2020 alle elektronischen Kassen über eine TSE verfügen müssen.
Die TSE besteht aus drei Teilen:
Für die TSE schreibt der Gesetzgeber kein bestimmtes System vor – wohl aber eine Zertifizierung durch das BSI.
Es befinden sich zwar schon einige Hersteller im dafür notwendigen Zertifizierungsverfahren, eine Liste der bereits zertifizierten TSE-Anbieter bietet das BSI aber leider nicht an. Den Nutzern bleibt also nichts anderes übrig, als sich direkt an die Hersteller ihrer Kassensysteme zu wenden und sich nach der (voraussichtlichen) Verfügbarkeit einer entsprechenden Sicherheitseinrichtung zu erkundigen.
Hinweis: Dank des Drucks von Seiten der Wirtschaftsverbände hat die Finanzverwaltung kurz vor knapp doch noch eingesehen, dass die verbleibende Zeit bei weitem nicht mehr ausreicht, um sich einen Marktüberblick zu verschaffen, die Geräte einzubinden und die Mitarbeiter zu schulen.
Trotz der sogenannten Nichtbeanstandung durch die Finanzverwaltung bis zum 30.09.2020 sollten Sie die Umsetzung der Neuerungen nicht auf die lange Bank schieben. Zwar ist die Nichtbeanstandung nicht an bestimmte Bedingungen geknüpft. Dennoch empfiehlt es sich, dass sich aus Gründen der Planungssicherheit zeitnah eine schriftliche Auskunft durch ihren Kassenhersteller geben lassen, ob bzw. ab wann er die zertifizierte TSE wird liefern können.
Das BSI hat in den technischen Richtlinien lediglich Mindestanforderungen an eine zertifizierte TSE festgelegt. Dabei wurde – soweit möglich – auf technische Vorgaben verzichtet. Auf den Markt kommen daher sowohl Software- als auch Hardwarelösungen, letztere in Form von USB-Sticks oder Micro-SD-Karten. Die meisten Hersteller setzen auf Softwarekomponenten aus der Cloud, zu denen sie eine Schnittstelle in ihre Kassensoftware programmieren.
Technisch funktioniert die TSE so, dass jeder Kassenvorgang an die Software geschickt wird – entweder via Internet in die Cloud oder auf den eingestöpselten USB-Stick – und dort einen Sicherheitsschlüssel erhält. Anschließend wird die Buchung archiviert und zurück an die Kasse gesendet. Die Verschlüsselung soll nachträgliche Veränderungen ausschließen.
Um beurteilen zu können, ob Sie Ihre Kassen im neuen Jahr aufrüsten oder aber austauschen müssen, ist neben der Klärung des Typs in erster Linie von Belang, wann die Kassen angeschafft wurden. Zu unterscheiden sind folgende Konstellationen:
Wurde die Kasse vor dem 26.11.2010 angeschafft?
Dann gilt: Kassen, die mit einer zertifizierten TSE nachrüstbar sind, müssen bis zum 01.01.2020 umgerüstet werden.
Kassen, die nicht nachgerüstet werden können, müssen ab dem 01.01.2020 entsorgt und durch ein neues Kassensystem mit BSI-Zertifizierung ersetzt werden.
Hinweis: Sie sollten ihre Kassenhersteller möglichst bald fragen, ob und wann er eine zertifizierte TSE für die von Ihnen verwendeten Systeme liefern kann. Empfehlenswert ist eine schriftliche Bestätigung, ob die Kasse überhaupt nachgerüstet werden kann und wann der Hersteller eine zertifizierte TSE auf den Markt bringen wird.
Wurde die Kasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft?
Dann gilt: Elektronische Kassensysteme, die mit einer zertifizierten TSE nachgerüstet werden können, müssen bis zum 01.01.2020 nachgerüstet werden.
Bis dato gesetzeskonforme Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht mit einer TSE aufrüstbar sind, dürfen ausnahmsweise noch bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden. Erst dann müssen sie durch ein neues System ersetzt werden.
Hinweis: Auch hier sollte die Nichtnachrüstbarkeit des Kassensystems durch den Hersteller bestätigt werden und dieses Dokument zur Verfahrensdokumentation hinzugefügt werden.
Wichtig: PC-Kassensysteme sind generell von der Übergangsregelung ausgenommen und müssen auf jeden Fall pünktlich bis zum 01.01.2020 nachgerüstet werden!
Was gilt für Kassen, die nach dem 01.01.2020 gekauft werden?
Ab 2020 dürfen die Hersteller nur noch solche elektronischen Kassensysteme verkaufen, die mit einer zertifizierten TSE ausgerüstet sind.
Um zu entscheiden, ob ein Unternehmer in den Genuss der verlängerten Laufzeit kommt, sind also zwei Aspekte relevant: Erstens darf die Kasse tatsächlich nicht nachrüstbar sein und zweitens muss sie den bis dahin geltenden Vorschriften genügen. Ansonsten bietet die Nichtbeanstandungsregelung aber immerhin noch ein wenig Aufschub.
Ab dem 01.01.2020 muss sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Kassensysteme innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt gemeldet werden.
Hinweis: Alle vor 2020 angeschafften elektronischen Kassen müssen bis zum 31.01.2020 gemeldet werden. Ausgenommen sind lediglich solche Geräte, für die die Ausnahmeregelung der verlängerten Nutzung bis Ende 2022 gilt.
Die Meldung muss „nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck“ beim Finanzamt erfolgen. Und jede Kasse muss einzeln gemeldet werden.
Dabei müssen folgenden Punkte mitgeteilt werden:
Hinweis: Der amtliche Vordruck für die Meldung liegt allerdings noch gar nicht vor. Da es zudem bisher nicht möglich ist, den Vordruck elektronisch zu übermitteln, dürfen Sie laut Finanzverwaltung von der Mitteilung absehen, bis die elektronische Übermittlung möglich wird. Hierzu wird es eine Information im Bundessteuerblatt geben. Vorbereitend sollten Sie aber schon die nötigen Informationen zusammentragen, um sie schnell parat zu haben. Denn die Meldepflicht kann trotz des aktuellen Aufschubs kurzfristig wieder in Kraft treten.
Ab 2020 gilt außerdem die Pflicht, Belege an alle Kunden auszugeben – egal ob sie diese mitnehmen oder nicht. Mit Zustimmung des Kunden ist auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs erlaubt. Ein elektronischer Beleg gilt dann als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme desselben gegeben wird. Die bloße Sichtbarmachung des Belegs an einem Bildschirm des Unternehmers, an einem Terminal oder Kassendisplay, reicht indes nicht aus.
Die elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat wie JPG, PNG oder PDF erfolgen, da der Kunde den Beleg auf seinem Endgerät mit einer kostenfreien Standardsoftware empfangen und sichtbar machen können muss. Auf den Übertragungsweg kommt es dabei nicht an.
Ein ordnungsgemäßer Beleg muss folgende Angaben enthalten:
Ausnahmen von der Belegausgabepflicht lässt der Gesetzgeber nur in sehr bescheidenem Umfang zu: So kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Die Möglichkeit der Befreiung besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen. Eine Befreiung kommt aber nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den Antragsteller besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen indes für sich allein keine sachliche Härte dar.
Spätestens seit Inkrafttreten der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu Beginn des Jahres 2015 ist klar, dass für eine ordnungsgemäße elektronische Kassenführung eine Verfahrensdokumentation unabdingbar ist. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen verändert werden.
Der erforderliche Umfang der Dokumentation hängt davon ab, was im Einzelfall zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Dennoch fehlt die Verfahrensdokumentation in der Praxis häufig. Viele Unternehmer haben diese Pflicht bisher geflissentlich übersehen – wohl auch deshalb, weil sie in den Vorschriften so unkonkret behandelt wird.
Hinweis: Das ist unklug, weil das Fehlen der Verfahrensdokumentation bei einer Prüfung bereits einen gewichtigen Mangel darstellt! Deshalb sollten Sie also vorsorgen:
Eine bescheidene, ausbaufähige Verfahrensdokumentation ist besser als gar keine.
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus
Die Finanzverwaltung gibt keine Muster vor, sondern nennt nur eine Reihe von Mindestangaben. Dazu zählen eine Vorbemerkung und Hinweise zur Zielsetzung, zum Einsatzbereich und zur Branche. Außerdem muss das organisatorische Umfeld beschrieben werden: Wer ist zuständig? Sind die Mitarbeiter für den korrekten Umgang geschult? Wie läuft die Kassenführung ab? Was passiert bei Fehlbeträgen?
Herzstück der Dokumentation ist die Beschreibung der technischen Verfahren und Abläufe rund um die Kasse. Mit in die Verfahrensdokumentation gehören aber auch Bedienungs- und Programmieranleitungen sowie eine Beschreibung der verwendeten Peripheriegeräte.
Unangemeldete Besuche sind so eine Sache, diese können sehr schöne Überraschungen sein oder den Gastgeber auch ganz schön in Verlegenheit bringen. Sicherlich kein Grund zur Freude ist, dass das Finanzamt nun mit der Kassennachschau ab 2018 neben den bereits bekannten Lohnsteuer- und Umsatzsteuernachschauen ein weiteres Instrument zur unangekündigten Prüfung an die Hand bekommen hat. Im Folgenden gehen wir unter praktischen Aspekten auf die Neuregelung ein.
Überblick
Die Neuregelungen zur Kassennachschau wurde durch einen neuen § 146b AO durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl I 2016, 3152)“ eingeführt. Die Regelung ist Teil einer ganze Reihe von neuen Vorschriften, die Betrug und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen erschweren sollen. Das Gesetz vom 22.12.2016 enthält neben den Regelungen zur Kassennachschau noch weitere wichtige Regelungen rund um das Thema Kassenführung und elektronische Archivierung. Insbesondere wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme im neuen § 146a AO gesetzlich normiert und es wurden Regeln für eine neue, zertifizierte elektronische Sicherheitseinrichtung festgelegt. Diese Regeln gelten für Kalenderjahre nach dem 31.12.2019, die Regelungen der Kassennachschau sind jedoch bereits ab dem 01.01.2018 anwendbar. Für sog. offene Ladenkassen (z.B. Schublade mit Geldfächern) ändert sich durch das Gesetz vom 22.12.2016 bezüglich der Aufzeichnungspflichten nichts, allerdings können auch diese Kassenarten zum Gegenstand einer Kassennachschau werden.
Zulässigkeit der Kassennachschau
Zulässig ist eine Kassennachschau nach § 146b Abs. 1 Satz 1 AO zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Hierzu zählt nach § 146b Abs. 1 Satz 2 AO auch die Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kassen im Geschäftsbetrieb.
Die Kassennachschau und die damit verbundenen Prüfungen müssen durch einen mit der Prüfung betrauten Amtsträger erfolgen. Der Begriff der „Betrautheit“ ist indes auslegungswürdig. Bei der Umsatzsteuernachschau nach § 27b UStG sind alle mit Umsatzsteuerfestsetzung und Erhebung betrauten Amtsträger zur Nachschau berechtigt. Wer ist also nun mit der Kassennachschau betraut? Der Bearbeiter der Veranlagung oder der zuständige Betriebsprüfer? Dies ist auch vor dem Hintergrund interessant, dass der Amtsträger sich nicht nur mit seinem Dienstausweis identifizieren muss, sondern auch (nach Ansicht der Literatur) ein Dokument vorlegen sollte, aus dem explizit seine Autorisierung zur Nachschau hervorgehen muss.
Zeit und Ort der Kassennachschau
Die Kassennachschau darf außerhalb einer Außenprüfung und ohne eine vorherige Ankündigung erfolgen. Allerdings darf sie nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen stattfinden und dort auch nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Welche Geschäfts- und Arbeitszeiten als üblich anzusehen sind, richtet sich dabei nach den Gepflogenheiten der jeweiligen Branche. Insoweit wäre also etwa im Einzelhandel bei entsprechenden Öffnungszeiten auch eine Nachschau an Samstagen möglich.
Nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO dürfen Wohnräume ohne die Zustimmung des Steuerpflichtigen nur dann betreten werden, wenn eine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung besteht. Dies klingt zwar so, als müsse der Steuerpflichtige mindestens schweren staatsfeindlichen Bestrebungen nachgehen, tatsächlich sind die Voraussetzungen für das Betreten der Wohnräume niedrigschwelliger. Namentlich ist es ausreichend, dass das Finanzamt ernstzunehmende Gründe für einen Verlust von steuerlichen Informationen (Verdunklungsgefahr) sieht und nennenswerte Mehrsteuern zu erwarten sind.
Die Kassennachschau berechtigt nicht zu einer umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume. Die Nachschau hat sich lediglich auf den Bereich der Kassen als Gegenstand der Prüfung zu beziehen.
Öffnen von Schränken oder Schubladen durch den Prüfer oder entsprechende Aufforderungen an den Steuerpflichtigen sind somit nicht rechtmäßig. Dies gilt im Übrigen auch für die Lohnsteuer- und die Umsatzsteuernachschau.
Übergang zu einer Betriebsprüfung
Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.
Pflichten des Steuerpflichtigen bei der Kassennachschau
Zunächst muss der Steuerpflichtige das Betreten der Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume durch den Prüfer dulden. Dem Prüfer ist außerdem Zugang zum Kassensystem zu gewähren und die Auswertung der Daten zu ermöglichen. Bei einem elektronischen Kassensystem mit Aufzeichnungen in digitaler Form darf der Prüfer diese einsehen, eine Übermittlung in digitaler Form anfordern oder die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. In der Praxis dürfte es wohl so sein, dass der Prüfer entweder eine Übermittlung der Daten oder einen entsprechenden Datenträger verlangen wird, um die Daten dann im Amt zu prüfen.
Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.
Werden Kassendaten nicht vor Ort aufbewahrt, ist zu unterscheiden: Befinden sich die Daten bei einem Buchführungsbüro, das lediglich Büroorganisation und Buchführungsleistungen für Sie erbringt, muss der Dienstleister dem Prüfer Einsicht in diese Daten gewähren und sie entsprechend auf Verlangen übermitteln oder zur Verfügung stellen. Auch hier kann der Prüfer unangekündigt vorstellig werden.
Anders verhält es jedoch, wenn die Daten bei einem Steuerberater aufbewahrt werden. Hier muss der Prüfer sich mit einer angemessenen Frist (etwa ein bis zwei Wochen) ankündigen.
Ebenfalls vorzulegen sind die Organisationsunterlagen zum Kassensystem (z.B. Bedienungs- oder Programmieranleitungen), um dem Prüfer eine eingehende Systemprüfung zu ermöglichen.
Hinweis
Nach derzeitiger Interpretation der Regelungen dürfen Daten, die bei Dritten lagern, nur dann verlangt werden, wenn der Prüfer von der Kassennachschau unmittelbar zu einer Außenprüfung übergeht – so zumindest die derzeitige Interpretation der Regelungen.
Verweigerung der Kassennachschau möglich?
Im Prinzip kann der Steuerpflichtige das Betreten seiner Räumlichkeiten und damit faktisch die Kassennachschau verweigern, Zwangsmittel (Zwangsgeld, unmittelbarer Zwang) sind nach derzeitiger Auffassung nicht zu befürchten. Zwangsmittel können vom Finanzamt nur im Rahmen der Durchsetzung von Verwaltungsakten eingesetzt werden, das Betreten im Rahmen der Kassennachschau stellt jedoch lediglich tatsächliches Verwaltungshandeln dar.
Allerdings dürfte die Verweigerung dem Prüfer die Möglichkeit eröffnen, direkt zu einer Außenprüfung überzugehen, die dann sicherlich nicht unter allzu positiven Vorzeichen startet.
Neue Sanktionen
Zu den steuerlichen Folgen, die eine nichtordnungsgemäße Kasse bei einer Prüfung mit sich bringen kann, gibt es künftig auch neue Bußgeldtatbestände in § 379 Abs. 1 AO.
Demnach ist es ordnungswidrig, wenn
Die neuen speziellen Bußgeldtatbestände für Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für Kassen gelten ab 2020. Es kann für Verstöße eine Geldbuße von bis zu 25.000 € festgesetzt werden.
Die Kassennachschau stellt eine weitere Möglichkeit der Finanzverwaltung zur unangekündigten und grundsätzlich anlassunabhängigen Prüfung vor Ort beim Steuerpflichtigen dar. Wie es sich zumindest in der Praxis der Lohn- und Umsatzsteuernachschau zeigt, ist dort eine unangekündigte Prüfung nicht immer sinnvoll, insbesondere bei etwas größeren Unternehmen. Oft kündigen die Finanzämter deshalb eine Lohn- und Umsatzsteuernachschau an, schon allein aus Gründen der Praktikabilität. Bei der Kassennachschau könnte dies durchaus anders laufen, eben weil der Prüfungsgegenstand ein anderer ist. Ein Bild von der Funktionsfähigkeit der Kassen kann sich ein Prüfer hier jederzeit machen, dafür braucht es nicht unbedingt Vorbereitungen.
Sie sollten die entsprechende Unterlagen für die Prüfung stets bereithalten und auch gewährleisten, dass eine Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer problemlos möglich ist.
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