Checkliste zum Kassenkauf – So handeln Sie jetzt richtig

1. Ausgangslage

Augen auf beim Kassenkauf! Die nachfolgenden Informationen zeigen Ihnen, was Sie als Unternehmer bei der Anschaffung einer neuen Registrierkasse („elektronisches Aufzeichnungssystem“) unbedingt beachten sollten.

Denn folgende Faktoren sorgen für allgemeine Verunsicherung auf dem Markt:

alte und neue „Kassenrichtlinie“,
die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD),
das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ („Kassengesetz“),
die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und
die Möglichkeit der unangekündigten Kassennachschau

Nicht leichter machen es einem die Jahreszahlen:

2010 2015 2017 2018 2020 2022 2023

Welche Zahl ist für Sie wichtig? Nun, das hängt ganz von Ihrer Kaufabsicht ab!

2. Ziel

Diese Information bietet Ihnen eine strukturierte Übersicht und hilft Ihnen bei Fragen, wenn Sie

gerade eine Kasse gekauft haben, die die aktuellen Anforderungen abdeckt, und beabsichtigen, diese auch nach 2019 einzusetzen, oder
in der nahen Zukunft eine Kasse kaufen und diese auch nach 2019 verwenden möchten.

So vermeiden Sie Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung, denn alle möglichen technischen Fallstricke haben Sie mit der Checkliste unter Punkt 5 im Auge und können diese somit souverän umgehen.

3. Alle Regelungen und Zeiträume im Überblick

3.1 Neue Kassenrichtlinie (seit 2010/2017)

Die neue Kassenrichtlinie wurde vom Bundesministerium der Finanzen am 26.11.2010 veröffentlicht. Sie heißt da-her auch „Kassenrichtlinie 2010“ und regelt die Anforderungen an moderne Kassensysteme (elektronische Registrierkassen, proprietäre Kassensysteme, PC-Kassensysteme), die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worden sind bzw. noch werden und nicht aufrüstbar im Sinne des Kassengesetzes sind (vgl. Punkt 3.2). Kassen, die diese Anforderungen erfüllen, dürfen letztmalig bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden (vgl. Punkt 3.3).

Die Anforderungen lauten in aller Kürze:

Buchungen und Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
Diese Daten sind unveränderlich abzulegen (z.B. auf einer internen Festplatte, einer SD-Karte oder einem sonstigen Speichermedium).
Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss elektronisch aufgezeichnet werden und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Die Kassensysteme müssen das Festschreibe- und Erfassungsdatum mit Uhrzeit sowohl aufzeichnen als auch wiedergeben können.
Geschäftsvorfälle dürfen weder gelöscht noch nicht nachvollziehbar verändert werden („Beleg-, Grundbuch- und Journalfunktion“).
Die gespeicherten Aufzeichnungen sind bei einer digitalen Betriebsprüfung vorzulegen.

Dokumentiert werden muss also: „Wer hat wann was gekauft und wie bezahlt?“

Hinweis
Durch die neue Kassenrichtlinie wurde die alte Kassenrichtlinie vom 09.01.1996 mit einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 abgelöst. Verbindlich ist die neue Kassenrichtlinie also seit dem 01.01.2017.

3.2 Kassengesetz (seit 2018/ab 2020)

3.2.1 Kassennachschau (seit 2018)
Durch das Kassengesetz von 2016 sind die Finanzbehörden seit dem 01.01.2018 ermächtigt, jederzeit unangekündigt eine Kassennachschau vorzunehmen.

Hinweis
Hier liegt bis zum 31.12.2019 noch der Fokus auf der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Einnahmen und Ausgaben.

Ab dem 01.01.2020 wird der Fokus dann verstärkt auf der ordnungsgemäßen Verwendung der dann einzusetzenden Aufzeichnungssysteme inklusive gültiger Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE; s.u.) liegen.

3.2.2 Weitere Neuregelungen (ab 2020)
Neben der Kassennachschau sieht das Kassengesetz vor allem Verschärfungen ab dem 01.01.2020 vor. Sinn und Zweck dieser neuen Sicherheitsauflagen ist, die nachträgliche Veränderung oder Manipulation von steuerlich relevanten Kassenvorgängen („digitale Grundaufzeichnungen“) zu erschweren. Denn aus Sicht der Finanzbehörden führt die vermehrt digitale Erfassung von Geschäftsvorfällen dazu, dass nachträgliche Manipulationen häufig erst viel später und nur mit erheblichem Aufwand festgestellt werden können.

Hinweis
Außerdem wurden mit dem Kassengesetz von 2016 die bereits seit 01.01.2015 gültigen GoBD auch gesetzlich festgeschrieben.
TSE und deren Zertifizierung. Um modernen Manipulationsmethoden (z.B. „Zappern“) keine Chance mehr zu bieten, muss ab dem 01.01.2020 eine zertifizierte TSE eingesetzt werden. Dadurch ist es nicht mehr möglich, eine „Schadsoftware“ im Kassensystem wirksam zu installieren und so die Umsätze manipulativ zu reduzieren. Vereinfacht wird die TSE im Aufzeichnungssystem bei jedem Kassenvorgang aktiviert, sichert die zugehörigen Daten und speichert diese gesicherten Daten in einem einheitlichen Format ab. Die Finanzbehörden können dann die geschützten Daten auf Vollständigkeit und Seriosität prüfen.

Hinweis
Nicht nur deshalb sollte eine regelmäßige Datensicherung und Prüfung der Vollständigkeit betrieblicher Standard sein!
Die Zertifizierung beschränkt sich auf die TSE und um-fasst nicht die Kasse selbst oder die eingesetzte Kassensoftware.
Es werden drei Arten von aufzeichnungspflichtigen Vorgängen („steuerlich relevante Grundaufzeichnungen“) unterschieden:

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens auswirken, etwa Einnahmen und Ausgaben, die Entnahme von Waren oder Dienstleistungen sowie Warenrückgaben, Stornos oder Innenumsätze, aber auch Preisänderungen.
Technische Vorgänge sind solche, die konfigurationsbedingt anfallen können (z.B. das Setzen der Uhrzeit).
Andere Vorgänge sind beispielsweise Trainingsbuchungen für Übungszwecke.

Weitere Details zur TSE können Sie unserem Merkblatt „Ordnungsgemäße Kassenführung“ entnehmen, das wir Ihnen gerne aushändigen. Sprechen Sie uns doch bitte einfach darauf an.

Meldepflicht
Ab dem 01.01.2020 muss dem zuständigen Finanzamt außerdem die Art und Anzahl der im Unternehmen ein-gesetzten Aufzeichnungssysteme mitgeteilt werden. Beginn und Ende des Einsatzes im Unternehmen sind ebenso mitzuteilen wie die verwendete TSE. Erstmalig erfolgen muss diese Mitteilung bis zum 31.01.2020. Bei Änderungen wie Außerbetriebnahme oder Neuanschaffung ist dies innerhalb einer Monatsfrist mitzuteilen.

Belegausgabepflicht
Zusätzlich besteht bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ab dem 01.01.2020 die Belegausgabepflicht an den am Geschäftsvorfall (z.B. Verkauf) beteiligten Kunden bzw. Käufer. Der Beleg ist elektronisch oder in Papierform zur Verfügung zu stellen. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs besteht nicht.

Hinweis
Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität kann in bestimmten Fällen ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht gestellt werden.

Hinweis

Zuwiderhandlungen gegen die genannten Regelungen zur TSE, deren Zertifizierung sowie gegen die Melde- und Belegausgabepflicht können empfindliche Sanktionen zur Folge haben.

Beispiel
Im Februar 2020 verwendet ein Unternehmer eine nicht ordnungsgemäße Kasse in seiner Filiale. Bei einer Kassennachschau wird dies beobachtet, dokumentiert und beanstandet. Das Finanzamt hat nun die Möglichkeit, eine Geld-buße in Höhe von bis zu 25.000 € festzusetzen.

3.3 Die Übergangsregelung

Elektronische Aufzeichnungssysteme, die

im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worden sind bzw. werden und
die neuen Kassenrichtlinie erfüllen,
nicht aber die Möglichkeit zur Aufrüstung mit einer zertifizierten TSE haben, können noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden..

Ab dem 01.01.2023 ist dann in jedem Fall eine neue, den technischen Voraussetzungen des Kassengesetzes (vgl. Punkt 3.2.2) entsprechende Kasse einzusetzen.

Hinweis
Viele Kassenanbieter werben mit der Aussage, dass bei ak-tuellen Kassenkäufen eine Aufrüstbarkeit mit einer zertifizierten TSE gegeben ist. Lassen Sie sich diese Aussage schriftlich im Kaufvertrag fixieren!

Ab dem Jahr 2020 ist es sogar verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme gewerblich in den Verkauf zu bringen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können. Sie selbst dürfen Ihre alte derartige Kasse dann nicht (mehr) verkaufen.

4. Anwendungsbereich

Die zuvor ausgeführten Regelungen und Fristen gelten für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Als solche gelten computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen.

Hinweis
Ausdrücklich nicht erfasst sind laut KassenSichV Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geld- und Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungspro-gramme, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.