Möchten Sie die Anwendung der 1-%-Brutto¬listen¬preisregelung vermeiden? Dann müssen Sie Ihre Auf-wendungen durch Belege und das Verhältnis der priva-ten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemä-ßes Fahrtenbuch nachweisen.
Dazu können auch elektronische Fahrtenbücher bzw. Fahrtenbuchpro-gramme am PC genutzt werden. Da diese Hilfsmittel von der Finanzverwaltung aber weder zertifiziert noch extra zugelassen sind, ist deren Anerkennung an enge Voraussetzungen geknüpft:
Hard- und Software müssen vom Anwender ordnungs-gemäß bedient werden. Das Fahrtenbuch muss alle von Rechtsprechung und Finanzverwaltung geforderten An-gaben enthalten. Auch die für manuelle Fahrtenbücher geltenden Vorgaben sind einzuhalten, selbst wenn die EDV alle technischen Voraussetzungen erfüllt.
Faustregel: Ein elektronisches Fahrtenbuch wird anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus manuell geführten Unter-lagen. So muss es etwa die betriebliche Verwen-dung des Wagens schlüssig – mit Datum, Fahrtziel, aufgesuchtem Kunden oder Geschäftspartner bzw. konkretem betrieblichen Zweck – belegen.
Finanzbeamte prüfen im Einzelfall, ob ein elek¬tro¬ni¬sches Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist. Sie sollten daher stets dafür sorgen, dass Ihre Daten vollständig, richtig und überprüfbar sind. Dazu sollten Sie Ihre Ein¬gaben immer zeitnah machen, damit der Fiskus nachträgliche Änderungen ausschließen kann. (Erlaubt sind nachträg-liche Änderungen zwar, müssen aber als solche kennt-lich gemacht werden.) Auch beim Ausdruck der EDV-Auf¬zeich¬nungen müssen nachträgliche Veränderun-gen technisch ausgeschlossen, zumindest aber in der Datei selbst dokumentiert werden.
Hinweis: Die Finanzämter dürfen auf elektronische Fahrtenbücher genauso wie auf die EDV-Buch¬führung zugreifen. Die Fahrtenbuchdaten müssen sich also maschinell auswerten lassen.