Zugriff auf Kassendaten

Das Finanzamt hat im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, auf die Daten des Warenwirtschaftssystems eines Einzelhändlers zuzugreifen, mit dem alle Einzelverkäufe aufgezeichnet worden sind. Die Pflicht zur Aufzeichnung der jeweiligen Verkäufe ist auch zumutbar, wenn der Unternehmer eine sog. PC-Kasse verwendet, die eine Aufzeichnung der Informationen zu den einzelnen Barverkäufen und deren dauerhafte Speicherung ermöglicht.

Hintergrund: Das Finanzamt hat das Recht zur „digitalen Außenprüfung“. Es kann im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage der Buchführungsdateien fordern, um sie auf einem PC des Prüfers mit spezieller Software auszuwerten.

Streitfall: Eine bilanzierende Apothekerin verwendete eine PC-Kasse, die mit einem Warenwirtschaftssystem verbunden war. Auf diese Weise wurde jeder einzelne Verkauf gesondert erfasst. Im Rahmen einer Außenprüfung forderte der Prüfer die Vorlage der Einzeldaten dieser Kasse in elektronisch auswertbarer Form. Gegen diese Aufforderung wehrte sich die Apothekerin.

Entscheidung: Der Bundesfinanzhof (BFH) hielt den Datenzugriff des Finanzamts für zulässig und wies die hiergegen gerichtete Klage ab:

n Als Einzelhändlerin war die Apothekerin grundsätzlich zur Aufzeichnung jedes einzelnen Verkaufs verpflichtet. Hierzu gehört die Dokumentation von Inhalt und Ablauf des Geschäfts, insbesondere des Kaufpreises, aber auch des Namens des Vertragspartners.

n Begrenzt wird die Einzelaufzeichnungspflicht nur durch den Grundsatz der Zumutbarkeit, der insbesondere bei Bargeschäften gilt. Bei einer Vielzahl von Bargeschäften mit kleineren Beträgen und namentlich nicht bekannten Käufern ist die Einzelaufzeichnungspflicht eingeschränkt, so dass es genügen kann, nur die Summe der Tagesverkäufe zu erfassen.

n Diese Einschränkung gilt jedoch nicht, wenn der Einzelhändler eine PC-Kasse verwendet, die jedes einzelne Geschäft aufzeichnet, insbesondere den vereinnahmten Geldbetrag und die verkaufte Ware. In diesem Fall kann der Einzelhändler seine Einzelaufzeichnungspflicht auf zumutbare Weise erfüllen.

n Aus der sich danach ergebenden Aufzeichnungspflicht folgt eine Aufbewahrungspflicht der Daten sowie eine Vorlagepflicht bei einer Außenprüfung.

Hinweise: Das Urteil ist richtungsweisend und stärkt die Rechte der Finanzverwaltung. Das Finanzamt darf danach auf elektronische Daten zugreifen und sie auswerten, wenn ein buchführungspflichtiger Händler Verkaufs- und Warenwirtschaftsdaten mithilfe einer PC-Kasse erfasst. Aus dem Urteil folgt zwar keine Verpflichtung des Steuerpflichtigen, eine derartige PC-Kasse zu verwenden. Benutzt er sie, muss er die damit aufgezeichneten Daten speichern und auf Anforderung des Außenprüfers auch vorlegen.

Das Urteil gilt für buchführungspflichtige Steuerpflichtige, also insbesondere für Kaufleute. Nicht geäußert hat sich der BFH zu der Frage, ob die Einzelaufzeichnungspflicht auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung gilt.

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